Melhores práticas de governança de dados para a lei do GDPR

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) é uma das partes mais significativas da legislação que afetam a proteção e a privacidade dos dados na União Europeia (UE). Ele entrou em vigor em 25 de maio de 2018 e estabeleceu diretrizes estritas sobre como os dados pessoais devem ser coletados, processados, armazenados e compartilhados. Para organizações que lidam com dados pessoais, a conformidade com o GDPR não é apenas uma obrigação legal, mas também uma parte essencial da manutenção da confiança com clientes, parceiros e partes interessadas.

Para garantir a conformidade com o GDPR e promover o gerenciamento de dados responsável, as organizações devem incorporar as melhores práticas de governança de dados em suas operações. A governança de dados envolve a criação de políticas, padrões e procedimentos para lidar com ativos de dados, garantindo que os dados sejam precisos, acessíveis, seguros e usados ​​adequadamente. Abaixo, exploraremos as melhores práticas de governança de dados importantes sob a lei do GDPR.

1. Identifique e classifique os dados

Comece identificando e mapeando todos os dados pessoais dentro da organização. Isso inclui entender de onde vem os dados e como são processados, armazenados e compartilhados. Em seguida, categoriza os dados com base na sensibilidade e seu objetivo de garantir manuseio e proteção adequados.

2. Minimize os dados

Colete apenas dados necessários para a finalidade específica para a qual estão sendo processados. Evite coletar dados excessivos que não são necessários. Em seguida, verifique se os dados pessoais são usados ​​apenas para os fins em que foram coletados e não reaproveitados sem o consentimento do indivíduo.

3. Estabeleça controle de acesso e segurança

Implementar controles de acesso baseados em funções (RBAC) para que apenas o pessoal autorizado possa acessar dados pessoais. As organizações também devem criptografar dados pessoais sensíveis em repouso (como em um disco rígido) e em trânsito (como online ou por e -mail) para protegê -los do acesso não autorizado. Sempre que possível, as empresas devem anonimizar ou pseudonimizar dados para reduzir o risco de exposição em caso de violação de dados.

4. Construa a privacidade desde o início

Certifique -se de que a privacidade seja incorporada a processos, sistemas e operações de negócios desde o início. Implemente as configurações de privacidade padrão que maximizam a proteção de dados, como configurações de compartilhamento de dados padrão definidas para o nível mais restritivo.

5. Gerencie os direitos dos titulares de dados

Estabeleça procedimentos para lidar com os direitos dos titulares de dados – como o direito de acessar, corrigir, apagar ou restringir o processamento de seus dados – dentro dos prazos exigidos pelo GDPR. Forneça instruções claras aos titulares de dados sobre como exercer seus direitos, garantindo facilidade de acesso e transparência.

6. Aplicar políticas de retenção e exclusão de dados

Crie e aplique as políticas de retenção de dados claras que especificam quanto tempo os dados pessoais serão retidos. Os dados pessoais devem ser mantidos apenas o tempo necessário para cumprir o objetivo para o qual foram coletados. Além disso, implemente um processo para excluir dados com segurança que não são mais necessários, de acordo com as políticas de retenção. Isso inclui garantir que os dados sejam apagados com segurança de todos os sistemas, backups e dispositivos de armazenamento.

7. Gerencie fornecedores e terceiros

Garanta que quaisquer terceiros que processem dados pessoais em nome da organização (processadores de dados) cumpram o GDPR assinando contratos de processamento de dados (DPAs). Esses acordos devem descrever claramente as funções, responsabilidades e obrigações de proteção de dados. Avalie regularmente e audite os fornecedores de terceiros para garantir que eles estejam mantendo o nível necessário de proteção de dados.

8. Desenvolva um plano de resposta de violação de dados

Desenvolva e mantenha um plano robusto de resposta de violação de dados que esteja em conformidade com o requisito de notificação de violação de 72 horas do GDPR. O plano deve incluir ações imediatas, notificações internas e notificações para indivíduos afetados e autoridades relevantes. Investigue as violações potenciais minuciosamente e documente as descobertas. Isso inclui rastrear o impacto e as ações corretivas tomadas para mitigar o problema.

9. Documente todas as atividades de processamento de dados

Manter registros abrangentes de atividades de processamento de dados. Documente quais dados são processados, por que são processados, a base legal para o processamento e quanto tempo os dados serão mantidos. Garanta que as práticas de governança de dados da organização estejam bem documentadas para demonstrar conformidade com o GDPR durante as auditorias. Isso inclui manter políticas, registros de treinamento, registros de consentimento e contratos de processamento de dados.

10. Conduzir avaliações de impacto de proteção de dados (DPIAs)

Para atividades de processamento de dados de alto risco, como o processamento em larga escala de dados sensíveis, conduza as avaliações de impacto de proteção de dados (DPIAs) para identificar e mitigar riscos potenciais para a privacidade do titular dos dados. Implementar medidas para mitigar riscos identificados, como pseudonimização, criptografia ou restringir o acesso aos dados.

11. Forneça treinamento do GDPR

Forneça treinamento contínuo ao GDPR para os funcionários garantirem que eles entendam seus papéis e responsabilidades na proteção de dados pessoais. Isso deve incluir os princípios da privacidade de dados, os direitos dos titulares de dados e o manuseio de dados confidenciais. Promova uma cultura de privacidade dentro da organização, aumentando continuamente a conscientização sobre a conformidade com o GDPR e as melhores práticas de proteção de dados.

12. Nomeie um Oficial de Proteção de Dados (DPO)

Se necessário, nomeie um Oficial de Proteção de Dados (DPO) para supervisionar as atividades de proteção de dados da organização. O DPO será responsável por garantir a conformidade com o GDPR e atuar como um ponto de contato para indivíduos com dados e autoridades reguladoras. O DPO deve operar de forma independente e ter autoridade para levantar preocupações de privacidade diretamente para a alta gerência.

13. Garanta a conformidade com as transferências de dados fora da UE

Se os dados pessoais forem transferidos para fora da UE, garanta a conformidade com os requisitos do GDPR para transferências de dados internacionais. Isso pode envolver o uso de cláusulas contratuais padrão (SCCs), as regras corporativas vinculativas (BCRs) ou garantir que o país de destino tenha um nível adequado de proteção de dados.

14. Processos de auditoria e continue a melhorar

Audite regularmente os processos de governança de dados para garantir a conformidade com o GDPR. Essas auditorias devem avaliar as atividades de processamento de dados, medidas de segurança, controles de acesso e manuseio dos direitos dos titulares de dados. Monitore e atualize continuamente as práticas de governança de dados para lidar com novos riscos, mudanças nos processos de negócios ou atualizações nas leis de proteção de dados.

Ao implementar essas melhores práticas, as organizações podem criar uma estrutura robusta de governança de dados que garante a conformidade com o GDPR, mitiga riscos e promove a confiança com clientes e partes interessadas.

A conformidade com o GDPR é crucial para as práticas de governança de dados

A conformidade com o GDPR é parte integrante das práticas modernas de governança de dados, e a implementação dessas melhores práticas pode ajudar as organizações a proteger dados pessoais, promover a confiança e evitar multas caras. Ao criar uma estrutura sólida de governança de dados, incorporar os princípios de proteção de dados em todos os aspectos da organização e manter os esforços contínuos de conformidade, a organização não apenas cumprirá as obrigações legais, mas também obterá uma vantagem competitiva.

Obtenha assistência de governança de dados do ACIAN

ACTIAN tem um all-in-one Plataforma de inteligência de dados que fornece soluções avançadas de governança. Ele pode ajudar as organizações a garantir a conformidade com regulamentos como GDPR, gerenciar ativos de dados e alavancar efetivamente as informações para uma melhor tomada de decisão. Tente hoje um passeio pela plataforma para ter uma idéia melhor de como o ACTIAN pode ajudar as empresas a prosperar em meio a restrições regulatórias e quantidades crescentes de dados para gerenciar.